Agilität

In einem Archi­tek­turbüro vor unserer Zeit: Der Chef weiß alles. Er kann am besten mit Kund:innen umgehen, liest ihnen die Wünsche von den Augen ab, plant das Projekt, natürlich mit den neuesten Erkennt­nissen aus der Baufor­schung, verhandelt charmant und effektiv mit dem Denkmal­schutz, treibt den Bauleiter an und entwirft noch während­dessen ein neues Stadt­viertel. Dieser Chef ist glück­li­cher­weise bei &MICA nicht zu finden.

In einem agilen Unter­nehmen wie &MICA sind die Teammit­glieder die Chef:innen. Gemeinsam bilden und prägen sie das große Ganze. Sie finden, spezia­li­siert auf ihre Kernauf­gaben, Lösungen, etwa bei denkmal­schutz­ge­rechten Moder­ni­sie­rungen, nachhal­tigen Büroneu­bauten oder der Gestaltung von Mobili­tätshubs. Die Teams stehen in inten­sivem Austausch mitein­ander, etwa mit dem Kanban-Board, einer effek­tiven und trans­pa­renten Methode agiler Unter­nehmen. So sind alle Kolleg:innen zu jeder Zeit über den Bearbei­tungs­stand der aktuellen Projekte infor­miert, können benötigte Infor­ma­tionen schnell einholen oder erkennen, wo sie ihr Wissen bestmöglich einbringen können.

Agilität meint nicht nur trans­pa­rentes Arbeiten in Teamstruk­turen, sondern ist ein Wert an sich, zumindest bei &MICA. Agilität bedeutet Austausch und Zusam­menhalt; Wertschätzung und Akzeptanz, auch von anderen Lebens- und Arbeits­weisen. Darüber hinaus stehen bei uns flexible Lösungen im Vorder­grund, nicht starre Perfektion und das sture Festhalten an Plänen. Als Unter­nehmen, als Team und als Einzelne fühlen wir uns verant­wortlich: dem Projekt gegenüber, den Bedürf­nissen der Kund:innen, den Menschen, die in den von uns gebauten oder moder­ni­sierten Gebäuden leben, den Kolleg:innen und auch der Welt als zu schüt­zendem Ort.

Agilität muss immer neu verhandelt werden, auch bei &MICA: Weil wir beständig wachsen, weil gesell­schaft­liche Gegeben­heiten sich verändern, weil jede:r Kund:in andere Voraus­set­zungen und Wünsche mitbringt. Deswegen fragen und besprechen wir uns regel­mäßig: Wie bleiben wir als größer werdendes Unter­nehmen mitein­ander verbunden? Stimmen die bishe­rigen Kommu­ni­ka­ti­onswege und Austausch­mög­lich­keiten? Sind die Mitar­beiter: innen, die Teams frei genug, um eigene Entschei­dungen treffen zu können? Fühlen sich alle sicher und wertge­schätzt im Unter­nehmen, wirtschaftlich, aber auch emotional? Ganz uneigen­nützig ist das nicht: Unsere Kolleg:innen sind unsere größte Stärke. Ihre Zufrie­denheit hat daher oberste Priorität.

Gemein­schaft, Prozesse und Verant­wortung

Im Gespräch mit Juliane Bertram, Anne Ehrenberg und Jutta Kliesch

Tania: Die Logik des Arbeits­markts und die Arbeits­kultur vieler Unter­nehmen haben sich stark verändert: Während vor zwanzig Jahren in der Baubranche ein Arbeitgeber:innenmarkt herrschte und viele Architekt:innen in anderen Feldern tätig waren, suchen aktuell viele – &MICA einge­schlossen – dringend nach neuen Kolleg:innen. Das hängt aber nicht in erster Linie mit dem allge­meinen Wandel zusammen, sondern auch damit, dass das Büro konti­nu­ierlich gewachsen ist. Darüber – und wie sich Eure Arbeits­weisen bei &MICA ganz konkret entwi­ckeln – möchten Tanja und ich uns heute mit Euch austau­schen.

Anne: Das, was Du beschreibst, ist genau das, was wir seit einiger Zeit erleben: Wir wachsen beständig und sind fast immer auf der Suche nach neuen Kolleg:innen, die Lust haben BEI und MIT uns zu arbeiten. Und das sage ich bewusst so, denn die Bewerber:innen achten mehr denn je darauf, dass nicht nur das Ergebnis, also die Archi­tektur, ›toll‹ ist, sondern auch der Prozess. Es geht ihnen immer mehr um die Art und Weise der Zusam­men­arbeit, des Umgangs mitein­ander, um die Werte und die Kultur, die wir gemeinsam leben.

Tanja: Vielleicht stellt Ihr Euch und Eure Arbeits­felder kurz vor? Wie ist das Team gewachsen? Wie ist es heute aufge­stellt? Und wie wächst es weiter?

Anne: Ich arbeite seit 2011 als Archi­tektin bei &MICA und bin seit 2016 Teamlei­terin und Mitglied der Geschäfts­leitung. Als Teamlei­terin begleite ich mehrere Projekte und bin Sparrings­part­nerin für die Projektleiter:innen. Und ich habe die vertrag­liche und wirtschaft­liche Seite im Blick. In meinem Team haben wir vorwiegend Bestands­ge­bäude aus verschie­densten Baujahren bearbeitet, also saniert, umgenutzt und umgebaut. Daraus hat sich inzwi­schen im Team eine regel­rechte Spezia­li­sierung auf Büroum­bauten entwi­ckelt. Das Wissen, welches wir benötigen, wird von Projekt zu Projekt weiter­ge­tragen, denn die notwen­digen Schritte und die Heran­ge­hens­weise bei der Arbeit an Bestands­ge­bäuden weisen immer wieder Ähnlich­keiten auf. Wobei sich der Wissens­schatz beständig erweitert, weil jedes neue Projekt in der Regel einige Beson­der­heiten mit sich bringt. Im Team ist uns Trans­parenz, Offenheit und ein wertschät­zender Umgang mitein­ander sehr wichtig. Bei der Trans­parenz geht es sowohl um das Teilen von Infor­ma­tionen und sämtlicher Projekt­kom­mu­ni­kation als auch um eine trans­pa­rente Darstellung der Prozesse, sodass jede:r im Bilde ist, an welchen Themen die Kolleg:innen gerade arbeiten. Dadurch kann Wissen ganz einfach geteilt, Hinweise können ausge­tauscht und punkt­genau kommu­ni­ziert werden.

Tania: Inwieweit sind das harmo­nische Mitein­ander, das Jutta zuvor beschrieben hat, und die agilen Prozesse heute so wertvoll?

Juliane: Überall da, wo Wertschöpfung ist, muss auch Wertschätzung sein! Wir glauben fest daran, dass Poten­ziale sich nur erkennen lassen, wenn wir einen Freiraum ermög­lichen, in dem sie sich auch entfalten können. Die agilen Methoden bieten dem Team die Chance, über den Tellerrand hinaus­zu­schauen und selbst Verant­wortung zu übernehmen. Heutzutage geht es bei der Arbeit nicht nur primär um die Sicherung der Existenz, sondern vielmehr darum, sich zu verwirk­lichen und einer sinnvollen Aufgabe nachzu­gehen. In einer Organi­sation, die diese Heraus­for­de­rungen erkennt und versucht, sich auf wandelnde Voraus­set­zungen einzu­stellen, arbeite ich persönlich gern, denn Arbeitszeit ist wertvolle Lebenszeit. Der Weg in die Agilität ist nicht immer leicht und bedeutet gerade für Führungs­kräfte, sich zu öffnen, das Team auf Gedan­ken­reisen mitzu­nehmen und Verant­wortung zu teilen. Ich bin davon überzeugt, dass wir hier auf einem sehr guten Weg sind. Auch, indem wir immer wieder neu hinter­fragen, ob Entschei­dungen oder Wege die richtigen für uns als Gemein­schaft sind. Ellen­bo­gen­men­ta­lität oder hierar­chische Profi­lierung sind leider immer noch in vielen Unter­nehmen an der Tages­ordnung, selbst wenn sich die Firmen nach außen damit rühmen, agile Methoden anzuwenden. Für uns ist ganz klar: Agilität darf kein leeres Werbe­ver­sprechen sein, sie ist eine von allen verin­ner­lichte und gelebte Haltung, die wir auch bei der Auswahl neuer Kolleg:innen und Führungs­kräfte mitbe­rück­sich­tigen.

Tanja: Die letzten zwei Jahren standen unter beson­deren Zeichen, Jutta hat es schon kurz angerissen: Durch die Pandemie war gemein­sames, physi­sches Arbeiten an einem Ort nur selten möglich.

Anne: Ja, die letzten zwei Jahre waren besonders heraus­for­dernd. Wir waren zum Glück wahnsinnig gut aufge­stellt und konnten innerhalb weniger Tage allen Mitarbeiter:innen mobiles Arbeiten von zu Hause ermög­lichen. In meinem Team haben uns regel­mäßige Teambe­spre­chungen zu überge­ord­neten Bürothemen und auch die Projekt­be­spre­chungen und unsere »Dailys«, tägliche, kurze Meetings, sehr geholfen. Auf Grund der Projekt­stände und der Erfahrung der Mitarbeiter:innen hat das sehr gut funktio­niert und wir sind in dieser Zeit als Team weiter zusam­men­ge­wachsen. Neue und insbe­sondere auch jüngere Mitarbeiter:innen standen da vor weit größeren Schwie­rig­keiten. Wir ›Älteren‹ mussten erkennen, dass die Weitergabe von Wissen und passives Lernen, zum Beispiel indem man Gesprächen von erfah­renen Kolleg:innen zuhört, durch die Arbeit im Homeoffice deutlich erschwert wurden. Wir genießen es deshalb umso mehr, dass gemein­sames Arbeiten im Büro inzwi­schen wieder möglich ist. Nicht nur, weil wir uns mal wieder als physi­scher Teil eines Teams erleben, sondern auch, weil uns ein teamüber­grei­fender Austausch wichtig ist und das Gefühl der Zugehö­rigkeit gestärkt wird. Dass wir trotzdem regel­mäßige Homeoffice-Tage einlegen können, wann immer sie uns sinnvoll und umsetzbar erscheinen, ist sicherlich eine positive Entwicklung, die durch die Pandemie verstärkt wurde.

Tania: Juliane, Du hast es bereits beschrieben: Arbeit ist für viele heute weit mehr als nur pure Existenz­si­cherung. Das Gefühl, etwas Sinnvolles zu tun und sich selbst verwirk­lichen zu können, spielt eine ebenso große Rolle. Es geht darum, Zukunft zu gestalten. Was macht für Dich die Arbeit bei &MICA aus?

Juliane: Für uns ist es essen­ziell, ein faires und gesundes Arbeits­umfeld aufzu­bauen, um nachhaltig Mitarbeiter:innen zu binden. Dazu ist es notwendig, verläss­liche Struk­turen und Regelungen zu schaffen. Wir fragen unsere Kolleg:innen nicht in anonymen Umfragen, sondern direkt. Und wir hören zu: Was wünschst Du Dir, welche Poten­ziale möchtest Du gern einbringen, wie möchtest Du Dich entwi­ckeln? Wir bekommen sehr viele Impulse aus dem Team. Manches lässt sich leicht umsetzen, anderes dauert auch mal länger. Wir haben gemerkt, dass Stellen in unsicheren Zeiten überlegter gewechselt werden. Wie gesagt: Viele neue Kolleg:innen sind über Empfeh­lungen unserer Mitarbeiter:innen zu uns gekommen. Das macht auch das Ankommen im Team und die Identi­fi­kation mit &MICA leichter. Neben der Einstellung neuer Kolleg:innen für die ›klassische‹ Projekt­arbeit haben wir einige für uns wichtige, strate­gische Bereiche in den letzten Jahren ausge­weitet. Das betrifft insbe­sondere die Bereiche Digita­li­sierung, Nachhal­tigkeit und Brand­schutz. Im Unter­nehmen entwi­ckeln sich Visionen, die auch ab und zu die eigenen Kapazi­täts­grenzen heraus­fordern. Aber genau diese Vorstel­lungen und Ideen haben sich in der Vergan­genheit meist als äußerst erfolg­reich heraus­ge­stellt. Und wir glauben fest daran, dass wir dadurch, dass wir weit im Voraus denken – und so gut und breit aufge­stellt sind –, auch weiteren Heraus­for­de­rungen begegnen können. Und den Kolleg:innen einen sicheren Rahmen bieten können. Wir geben Verant­wortung ab und sind uns gleich­zeitig unserer Verant­wortung für unsere Mitarbeiter:innen und Partner:innen sehr bewusst.

Jutta: Die Teams leben die agilen Ansätze, doch sind wir noch mitten im Prozess, das für uns passende Maß der Verant­wor­tungs­übergabe zu finden. Außerdem sind wir natürlich durch das konti­nu­ier­liche Wachsen von &MICA und, damit einher­gehend, durch die neuen Kolleg:innen immer wieder aufge­fordert, uns nicht auf bisher Erreichtem auszu­ruhen. Natürlich wollen alle Ebenen – von den Projekt­teams bis zur Geschäfts­leitung – die Agilität leben. Das geht mit einer geänderten Denkweise und einem neuen Selbst­ver­ständnis einher, die wir nicht von heute auf morgen auf alle übertragen können. Dieses Wachsen braucht Zeit. Natürlich fallen wir noch oft in alte Muster, wenn es schnell gehen muss oder Entschei­dungen nicht ganz abgegeben werden können. Aber das Wichtigste ist: Wir alle wollen agil bleiben und noch agiler werden. Dafür arbeiten wir weiter an unseren Struk­turen, weil Agilität klare Regeln voraus­setzt: Prozess­routen wollen definiert werden, die Art und Weise, wie wir welche Formate und Werkzeuge nutzen, will beschrieben werden und wir brauchen eine Verab­redung, wie es um eine einheit­liche Datei­be­zeichnung und Ordner­struktur steht, um nur ein paar Punkte zu nennen. Es geht uns darum, Standards zu entwi­ckeln. Dieser Rahmen schenkt uns die Flexi­bi­lität, ermög­licht Agilität und erleichtert jede Zusam­men­arbeit ungemein. Deshalb lassen wir uns auch im Sinne des Quali­täts­ma­nage­ments nach DIN ISO 9001 zerti­fi­zieren. Auf jeden Fall kann man sagen: Wir wachsen mit jeder/​jedem neuen Kolleg:in. Sowohl rein physisch, was die Größe des Büros betrifft, aber eben auch in Bezug auf das Maß unserer Agilität, unseres Wissens und unserer Bereit­schaft, uns aufein­ander einzu­stellen.

Anne: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass offene quali­fi­zierte Feedbacks eine große Hilfe für eine gute Zusam­men­arbeit darstellen: In der sogenannten »Retro­spektive« als ein Werkzeug im Sinne der Agilität wird nach einem Arbeits­ab­schnitt die Qualität der Zusam­men­arbeit beleuchtet. Welche Dynamiken waren hilfreich, haben uns als Team voran­ge­bracht und was waren die dysfunk­tio­nalen Dynamiken – also was hat uns ausge­bremst. Hierzu werden dann Lösungen erarbeitet. Die Ergeb­nisse sind für uns sehr hilfreich, weil wir dadurch früh erkennen können, wo etwas nicht optimal läuft, wo wir gegen­steuern sollten, bevor Frust entsteht. Ein super Format, das wir auch auf den Austausch mit Fachplaner:innen und Bauherr:innen übertragen. Der Umbau des Unter­nehmens auf wirklich agiles Arbeiten setzt jeden­falls voraus, viel Zeit zu inves­tieren, um alle Kolleg:innen zu befähigen. Auch das ist ein Prozess, der einen gewissen Rahmen benötigt. Dafür bieten wir mit externen Expert:innen zu den unter­schied­lichsten Fragen der Mitarbeiter:innen und Führungs­kräfte Coachings an. Gemeinsam sind wir bei &MICA da auf einem sehr guten Weg!